Isit la, w ap jwenn yon dekonpozisyon nan sa ki ale nan yon rapò odit, ak deskripsyon kòmansman pou fini chak etap ak atik.
Sa ki nan yon rapò odit
a. Sètifika Komite Odit la;
b. Deklarasyon Pozisyon Finansye a;
c. Deklarasyon Aktivite yo;
d. Deklarasyon Lajan Kach;
e. Nòt anba Deklarasyon Finansye yo;
f. Lis Verifikasyon Pwogram Odit konplè;
g. Konklizyon Komite Odit sou Politik ak Pwosedi; epi
h. Yon rapò pawasyal korije kòm rezilta ajisteman odit, si sa aplikab.
Planifikasyon Pre-Odit
– Jwenn yon konpreyansyon preliminè sou sistèm kontablite yo (tou de manyèl ak òdinatè) ki jenere atik enpòtan nan deklarasyon finansye ak kontwòl prensipal kontablite entèn ki gen rapò.
– Jwenn yon kopi odit anvan an konplè ak Konklizyon Odit Komite sou Politik ak Pwosedi yo.
– Sa a bay yon seri demaraj solid ki ka diferan de rapò Trezorye a.
– Li pral ofri tou chans pou tcheke sou pwogrè nan koreksyon nan defisyans kontwòl jesyon, yon pati enpòtan nan pwosesis ansèyman an.
Minit Vestry
– Jwenn kopi pwosè vèbal yo nan reyinyon yo Vestry pou peryòd anba egzamen an.
– Minit nenpòt komite ki otorize pou resevwa ak debouse lajan.
– Eleksyon ofisye yo
– Konpansasyon pèsonèl yo
– Liaison trezorye a
– Apwobasyon bidjè
– Kontra yo te antre nan
- Atik yo achte
– Lajan prete
– Achte ak vann sekirite
– Rezolisyon ki konfime alokasyon pou lojman klèje pou rezon taks, elatriye.
– Sa a ta dwe fè anvan egzamen aktyèl la nan nenpòt dosye kontablite.
– Ou ka bezwen wè minit ane anvan an si yo gen otorizasyon pou depans nan ane ke yo te odit la.
Deklarasyon Finansye ak Pwosedi
– Jwenn yon kopi deklarasyon finansye anyèl yo jan trezorye a prepare epi prezante.
– Revize pwosedi yo itilize pou rann kont lajan legliz la. Idantifye pa non ak pozisyon moun ki gen responsablite pou operasyon finansye ak desizyon epi verifye avèk yo ke tout lajan yo nan kongregasyon an enkli nan deklarasyon yo.
Baz Kontablite
Baz akimile
– GAAP obligatwa
– Yo te note nan Manyèl Metòd Biznis yo kòm "metòd pi pito" pou kongregasyon yo epi obligatwa pou dyosèz yo.
–Revni yo anrejistre lè yo touche epi depans yo anrejistre lè yo fèt
– Kongregasyon yo pa itilize anpil akòz konpleksite règleman yo ak inaplikab nan anpil domèn
Baz Lajan Kach
-"Lòt baz konplè kontablite (OCBOA)"
– Yo te note nan Manyèl Metòd Biznis yo kòm “yon metòd akseptab pou kongregasyon yo itilize”
– Yo anrejistre revni lè yo resevwa yo epi depans yo anrejistre lè yo peye
Modifye Baz Lajan Kach
–Manyèl nan metòd biznis di: "Kach Baz la ka modifye pou akimile kèk, men se pa tout, aktivite oswa pou anrejistre depresyasyon."
– Sa a se metòd ki pi souvan itilize pami kongregasyon yo
– Atik ki pi komen yo se resevwa ak peyab
Aspè ki pi kritik nan baz kontablite se ke kèlkeswa metòd ou chwazi a dwe toujou aplike de ane an ane. Sa a se espesyalman enpòtan nan metòd la Lajan Kach modifye. Yon fwa ou te deside ki modifikasyon ou vle fè, pa ajoute plis oswa retire yo san notifikasyon apwopriye.
Si ou gen yon rezon valab pou chanje metòd ou a, asire w ke chanjman an ak rezon ki fè yo kominike klèman ak byen, ak efè konparatif te note nan ane chanjman an.
Dosye Kontablite
– Idantifye tout kont labank ak siyatè chèk ak retrè otorize yo, enkli sa ki anba trezorye separe yo.
– Mande pou yo prezante tout dosye kontablite tout lajan yo ansanm, tankou:
– Tablo de Kont ak Òganizasyon Chart
– Jeneral Ledger
– Jounal resi Lajan Kach
– Jounal pou Debousman Lajan Kach
– Deklarasyon labank ki gen ladan chèk anile
– Peye bòdwo
– Dosye pewòl endividyèl yo enkli Fòm W-4 ak I-9
– Liv liv ak prèv lòt envestisman
– Dosye Pwomès pa moun ak total
resi
- Sa ki annapre yo ta dwe revize:
– Plat ofrann
– Pwomès resi yo
– Kontribisyon òganizasyon kongregasyon yo
– Kontribisyon nan dyosèz yo
– Envestisman ak revni dotasyon
– Restriksyon sou revni
– An jeneral: Tout bagay ta dwe remonte nan jounal resi lajan kach ak dosye resi lajan kach.
– Tout dosye resi lajan kach yo ta dwe trase ak kopi fichye depo oswa deklarasyon labank pou asire ke resi sa yo depoze entak.
Resi angajman yo
– Yo ta dwe teste yon minimòm de 10% nan dosye pwomès endividyèl yo pou total ak balans egzat.
– Yo ta dwe toujou revize resi angajman pèsonèl kongregasyon ki enplike nan tranzaksyon lajan yo.
Debousman
– Yo dwe fè tès yo pou asire ke debousman yo te klase avèk presizyon, e ke fakti ki sipòte debousman yo te byen apwouve epi anile oswa make “PEYE”.
– Tout debousman yo ta dwe konpare ak kantite lajan bidjè yo epi yo ta dwe eksplike divèjans materyèl yo.
Tès Debousman
– Yo ta dwe trase yon minimòm de 10 pousan afich. Rezilta yo pral endike si yon echantiyon pi laj nesesè.
- Teste debousman yo nan fakti jan sa a:
– Konpare fakti ak anrejistreman yo nan jounal debousman lajan kach pou yon kantite ase atik pou asire komite a ke yo jis anrejistre ak klase. Konparezon ta dwe gen ladan non vandè a, dat ak kantite lajan bòdwo.
– Egzamine fakti pou siyati verifikasyon ke atik yo te resevwa oswa sèvis yo te fè pou yon kantite ase atik pou komite a ka satisfè ke machandiz ak sèvis yo te rekonèt pa yon moun ki otorize pou fè sa.
– Tcheke aritmetik sou fakti ak deklarasyon mansyèl fournisseurs pou yon kantite ase atik pou asire komite a ke montan fakti yo te byen anrejistre sou deklarasyon yo.
– Yo ta dwe tcheke ranbousman depans vwayaj ak biznis pou wè si yo an akò ak politik ranbousman kalifye kongregasyon an.
Kont labank
– Rann kont kantite kont labank kenbe ak objektif pou yo chak kenbe.
- Egzamine chèk yo anile* pou:
- Siyati otorize (yo)
– Apwopriye andòsman
– Konparezon ak jounal debousman lajan kach la pou bon anrejistreman benefisyè ak kantite lajan.
* Bank yo pa bay chèk anile ankò, men imaj yo ka disponib sou òdinatè.
– Kont pou tout chèk anile.
– Chèk eksepsyonèl nan peryòd anvan an ta dwe egzamine pou detèmine bon jan clearing labank ak kantite lajan. Nenpòt chèk ki anlè pou yon peryòd ki pi long pase twa mwa apati dat bilan an ta dwe kesyone pou eksplikasyon satisfezan.
– Verifye soldes labank yo nan fen peryòd ke yo te verifye a epi yo ta dwe tcheke si kantite lajan kach fèmen a kòrèkteman deklare.
– Detèmine si transfè lajan ki te fèt ant kont labank toupre dat Deklarasyon Pozisyon Finansye a. Detèmine ke transfè yo te anrejistre nan liv yo nan menm peryòd kontablite a epi ke nenpòt transfè pa anrejistre pa bank la nan menm peryòd kontablite a parèt nan rekonsilyasyon bank apwopriye a.
envestisman
– Jwenn oswa prepare yon lis sekirite posede ki montre:
– Deskripsyon chak sekirite
– Nimewo seri bon oswa sekirite
– Denominasyon chak sekirite oswa valè par li yo
– To enterè chak kosyon
– Pri chak sekirite ak kantite lajan ki anrejistre sou liv yo
– Enterè ak dividann yo resevwa pandan ane a
– Valè sou mache chak kosyon oswa sekirite apati 31 desanm ane ke yo te kontwole a
– Revize rezime envèstisman an pou wè si yo rezonab, konsistans montan ant ane ak omisyon evidan.
– Konpare sekirite yo ki nan lis ak kont Ledger ak/oswa ak deklarasyon an. Chak fwa sa posib, nimewo seri yo ta dwe konpare ak dosye acha sekirite oswa kado yo nan lòd yo jwenn idantifikasyon pozitif ak pou evite posiblite pou ranplasman.
– Egzamine sekirite ki nan lis oswa jwenn konfimasyon nan men detantè yo si genyen ladan yo ki kenbe pa depo. Asire ke sekirite yo anrejistre nan non kongregasyon an oswa yo andose yon fason apwopriye pou yo ka transfere nan kongregasyon an. Egzamine koupon yo sou obligasyon pou asire ke koupon ki pa gen matirite yo entak.
– Egzamine tout tranzaksyon yo pou verifikasyon akizisyon ak dispozisyon.
– Trase akizisyon nan dosye debousman ak lavant (dispozisyon) nan dosye resi yo.
– Egzamine deklarasyon koutye yo epi konpare ak Ledger envestisman kote sa aplikab.
– Oditè a ta dwe satisfè ke sekirite yo ap byen pwoteje.
– Egzamine sekirite pou pwopriyetè, nimewo sètifika, dat, andòsman, devwa, elatriye.
– Verifye nenpòt revni ki poko distribye.
– Detèmine, dapre dat yo te achte ak jete envestisman, to enterè yo ak dosye dividann ki te pibliye yo, si yo te anrejistre kòmsadwaman revni ou te genyen ak revni akimile ou resevwa.
Fon restriksyon yo
– Jwenn oswa prepare yon lis lajan ki gen restriksyon ki montre:
– Sous la ak dat;
– Kondisyon ki gouvène itilizasyon direktè lekòl la ak revni;
– Ki moun ak konbyen fwa yo dwe fè rapò sou kondisyon, epi
– Ki jan lajan yo dwe envesti.
- Egzamine lèt donatè a, oswa akò konfyans oswa ajans, pou chak nouvo kado ak kontribisyon ou resevwa pandan ane fiskal la.
Restriksyon yo rive lè yon donatè enpoze yon estipilasyon sou yon kado ki limite itilizasyon li nan yon objektif espesifik.
Si yon legliz lokal aksepte yon kado ki ka itilize sèlman pou yon objektif espesifik, kado sa a dwe konte pou separeman de kado yo bay òganizasyon an nan pwogrè nan objektif jeneral li yo, tankou lajan jete nan plak la dimanch maten.
Rezon ki fè ou ta dwe pran swen sou enpòtans kontablite separeman pou byen ki gen restriksyon yo se ke si yo itilize yo pou lòt rezon pase youn (oswa plis) espesifye, donatè a (oswa yon eritye yon donatè ki mouri) ka gen dwa pa lalwa pou mande pou retounen nan kado a, menm ane pita.
Ou parye. Sipoze manm Jane Doe bay $10,000 (aleluia!) ak an menm tan delivre yon lèt ke kado li yo dwe itilize pou ede achte yon nouvo pyano. Si yo aksepte kado a, 10,000 dola a ta dwe yon kado ki genyen restriksyon ki dwe konte nan dosye legliz la kòm yon byen ki genyen restriksyon.
Lèt Jane a ta dwe kenbe nan dosye finansye legliz la ak lajan an depanse sèlman pou achte yon nouvo pyano.
Men yon dezyèm egzanp. Sipoze manm Jack Roe bay $100,000 (mèsi, Jack!) epi li ekri pou l di ke kado li a se yo dwe envesti ak revni ki soti nan li itilize yo achte mizik pou pwogram mizik la.
$100,000 la se yon avantaj ki genyen restriksyon tou.
Fon Deziyen
Byen deziyen yo se byen sa yo ki te vote pa konsèy gouvène legliz lokal la, tankou konsèy legliz li a oswa kò ekivalan, yo dwe itilize pou yon objektif patikilye.
Pa egzanp, ann sipoze konsèy la deside otòn sa a pou l mete lajan 5,000 5,000 dola sou kote pou l voye senk moun ane pwochèn nan yon seminè apwopriye sou fè disip. Apre vòt la, $XNUMX yo ta dwe rapòte kòm yon byen "deziyen".
Paske se legliz la li menm ki te fè estipilasyon pou itilizasyon an patikilye, sa a (oswa deziyasyon) ka chanje pa aksyon kò a ki te mete l an plas. Pa gen okenn twazyèm pati ki enplike tankou nan ka a nan resevwa kado restriksyon. Ane pwochèn, si konsèy la deside $5,000 yo ka pi byen itilize pou kèk lòt objektif, tankou achte yon nouvo kamyon, pa egzanp, li ka vote pou aplike lajan an pou objektif sa a.
Pou rezon sa a, yo toujou konsidere kalite lajan sa yo kòm "san restriksyon".
Lajan Prete
– Jwenn oswa prepare yon orè tout prè yo enkli:
– Non enstitisyon prete a
- Dat oswa orijin
– Kantite lajan orijinal prè a
– To enterè ak orè peman an
– Peman an chak mwa
– Balans ki poko peye
– Objektif prè
– Òganizasyon otorizasyon an
– Kolateral pou prè a
– Restriksyon yo mete pa kreditè a
– Revize balans pou rezon ki fè yo, konsistans montan ant ane ak omisyon evidan.
– Detèmine ke nenpòt prè nan ane ke yo te egzamine a te gen otorizasyon apwopriye a epi yo te anrejistre nan minit yo nan Vestry a oswa komite misyon an.
– Verifye, pa kominikasyon dirèk ak nenpòt ki kreditè, dèt ki eksepsyonèl nan fen ane a ansanm ak kondisyon ki nan dèt la.
– Konsilye balans ki poko peye tout prè jan yo rapòte nan dosye kongregasyon yo ak chif yo rapòte pa enstitisyon prete yo.
Pwopriyete ak Ekipman
– Jwenn yon lis byen fiks nan kantite lajan enpòtan ki montre pri a ak dat yo te achte, si yo konnen.
– Revize balans pou rezon ki fè yo, konsistans montan ant ane yo, ak omisyon evidan.
– Egzamine tout zèv ak tit pwopriyetè ki gen rapò ak pwopriyete kongregasyon an posede. Revize yo pou anrejistreman kòrèk non pwopriyetè a epi pou detèmine si genyen okenn chaj oswa privilèj.
– Detèmine si nenpòt pwosedi idantifikasyon envantè an vigè.
– Kongregasyon an dwe genyen yon envantè fizik byen kapital yo. Yon tès echantiyon nan envantè sa a dwe fè pa komite a.
– Asire ke tout pwopriyete ak ekipman yo byen asire.
– Si yo rekonèt depresyasyon nan pwopriyete, revize antre yo pou presizyon.
Dosye Pewòl
– Egzamine dosye salè endividyèl yo pou non, adrès, nimewo sekirite sosyal, kantite egzanpsyon, to peman, ak dat efektif.
– Asire ke salè yo peye a otorize ak apwopriye lè w konpare ak kantite lajan yo bidjè a.
– Trase dosye salè endividyèl yo nan rejis chèk la.
– Konsilye salè total peye ak total taks retenu yo ak Fòm 941 chak trimès ak Fòm W-3 pou fen ane a, pou tcheke yo te remèt yo alè.
– Detèmine si gen yon Fòm W-4 Federal ki siyen ak yon Fòm I-9 nan dosye pou chak anplwaye.
– Detèmine si yo te bay chak anplwaye yon Fòm W-2 (enkli klèje a) epi si Fòm W-2 yo kòrèk epi yo byen ranpli.
– Detèmine si yo bay Fòm 1099 pou tout moun ki pa anplwaye ak antite ki pa enkòpore ki peye $600 oswa plis chak ane ak tout moun k ap resevwa lajan bous pou edikasyon $600 oswa chak ane.
– Teste pewòl la pou asire w ke yon anplwaye reyèl egziste pou chak chèk pewòl ekri.
Resevwa ak Peyab
– Prepare yon orè pou kont ou resevwa apati dat Deklarasyon Pozisyon Finansye a.
– Sa yo ka gen ladan peman pwomès ki te fèt apre fen ane kote yo te pwomèt lajan an.
– Prepare yon orè kont peyab apati dat Deklarasyon Pozisyon Finansye a.
– Sa yo ka gen ladan lajan kongregasyon an dwe bay vandè nan fen ane a pou byen ak sèvis yo resevwa pandan ane ke yo te odit la.
– Diskite ak trezorye a sou nenpòt ansyen peyab oswa konteste.
Asirans
– Yo ta dwe prepare yon orè ki bay non konpayi asirans lan, deskripsyon kouvèti asirans lan, peryòd asirans, kantite lajan prim ak dat peman prim pou règleman sa yo ke komite a dwe revize:
–Asirans dife sou bilding ak ekipman
-Responsablite Jeneral (Responsablite Piblik ak Domaj Pwopriyete)
–Volè
– Fine Arts
– Neglijans
–Konpansasyon travayè
-Fidelite Bond
– Kouvèti oto sou machin ki posede pa kongregasyon an
–Asirans responsablite ki pa pwopriyetè pou machin lòt moun posede lè yo itilize pou biznis kongregasyon an
–Responsablite Direktè ak Ofisye yo
– Responsablite parapli
–Lòt politik espesyal legliz la te kenbe
Fon Diskresyonè
– Fon diskresyonè a se nan non kongregasyon an
– Nimewo idantifikasyon patwon federal kongregasyon an se nimewo yo itilize pou idantifye kont nan bank la
– Ke fon an pa te itilize pou depans fon fonksyònman oswa pou depans pèsonèl klèje a.
– Si yo te otorize yon kont chèk separe, tout kòb pou fon diskresyonè a dwe pase nan kont labank jeneral kongregasyon an epi answit yo ta dwe ekri yon chèk pou transfere lajan yo nan kont kouran apa diskresyonè a.
